在 Notes 视图中显示来自于工作簿的数据

若要在 Notes 视图中显示工作簿的数据，首先必须为要显示的数据定义名称，该名称与 Lotus notes 中相应的字段相同；然后定义一个自定义的文件属性，该文件属性与 Lotus Notes 中的属性相同。

1. 在 Notes 文档中插入 Microsoft Excel 工作簿，如果还没有建立对应工作簿的包含 RTF 文本域的 Notes 文档，则需创建包含工作簿的 Notes 表单。

   操作方法

   1. 在 Lotus Notes 中，单击所需的数据库。
   2. 对于不同的 Lotus Notes 版本，请按下列步骤进行操作：

      Lotus Notes 4.x

      1. 打开要插入工作簿的文档或表单，执行下列操作之一：

         文档      在“创建”菜单上，单击包含可编辑的 RTF 文本域的 Lotus Notes 表单。在 RTF 文本域中单击，然后在“创建”菜单中单击“对象”。

         现有表单      在“视图”菜单上，单击“设计”。在“设计”下的导航窗格中，单击“表单”。再双击该表单。

         新表单      在“创建”菜单上，指向“设计”，再单击“表单”。

      2. 请执行下列操作之一：

         插入新的空白工作簿      单击“创建新对象”，再单击“对象类型”框中的“Microsoft Excel 工作表”。

         嵌入现有工作簿的副本      单击“从文件中创建对象”，然后在“文件”框中键入工作簿的名称，或单击“浏览”，从文件列表中来进行选择。

      3. 请执行下列操作之一：

         选择要显示的工作表      双击 Excel 对象，再单击不同的工作表。

         显示工作簿图标      选中“显示为图标”复选框。

      Lotus Notes 3.x

      1. 打开要插入工作簿的文档或表单，执行下列操作之一：

         文档      在“撰写”菜单上，单击包含可编辑的 RTF 文本域的 Lotus Notes 表单，再在 RTF 文本域中单击。

         现有表单      在“设计”菜单上，单击“表单”，在“表单”框中单击某个表单，再单击“编辑”，然后在要显示工作簿的位置上单击。

         新表单      在“设计”菜单上，单击“表单”，再单击“新建”（或者在“表单”框中单击某个表单，并单击“新副本”），然后在要显示工作簿的位置上单击。

      2. 在“编辑”菜单上，指向“插入”，再单击“对象”。
      3. 在“对象类型”框中，单击“Microsoft Excel 工作表”。
      4. 若要更改工作簿显示的方式，请单击“显示格式”，选择所需的格式，再单击“确定”。
      5. 请执行下列操作之一：

         插入新的空白工作簿      单击“确定”。

         嵌入现有工作簿的副本      单击“选择文件”，从列表中选择所需的工作簿，再单击“确定”。

      6. 若要选择在文档中显示的工作表，请双击 Excel 对象，再单击不同的工作表。

2. 请执行下列操作之一：

   Lotus Notes 4.x      用鼠标右键单击文档或表单中的嵌入工作簿，再单击快捷菜单中的“打开”。

   Lotus Notes 3.x      双击文档或表单中的嵌入工作簿。

3. 在 Excel 中，单击包含要用于 Lotus Notes 中的数据的工作表或图表工作表，然后选定相应的数据。

   如果任一数据单元格被保护或包含公式，则字段的更新只是单方向的：从 Excel 到 Notes。如果更改了 Notes 中的字段，这种更改不会反映到 Excel 中。

4. 在编辑栏上的“名称”框中，键入名称，再按 Enter。
5. 在“文件”菜单上，单击“属性”。
6. 单击“自定义”选项卡。
7. 在“名称”框中，为自定义的文件属性键入相应的名称。
8. 选中“链接到内容”复选框。
9. 在“取值”框中，键入在第四步中所定义的名称，再单击“添加”。
10. 在 Notes 表单中创建相应的字段。在“名称”框中，键入 Excel 的自定义文件属性名称（不是 Excel 定义的名称）。
11. 选择要包含在视图中的属性。除自定义的文件属性外，还可显示工作簿的许多文件属性（例如：工作簿的标题和作者）。

更新使用“字段交换”的字段

1. 确定所需更新的字段是单向的还是双向的。

   下列字段是双向字段：标题、主题、作者、关键词、备注、经理、单位、类别和自定义属性名称。其他字段均为单向字段。

2. 请执行下列操作之一：

   单向字段      从工作簿属性更新单向字段。

   操作方法

   1. 请执行下列操作之一：

      Lotus Notes 4.x      在 Notes 文档或表格中，用鼠标右键单击以嵌入对象的形式插入的 Microsoft Excel 工作簿，再单击快捷菜单中的“打开”。

      Lotus Notes 3.x      在 Notes 文档或表单中，双击以嵌入对象的形式插入的 Microsoft Excel 工作簿。

   2. 在 Excel 的“文件”菜单上，单击“属性”。
   3. 更改事先定义的任何文件属性字段中的信息。
   4. 若要更新与属性字段相关的 Lotus Notes 字段，请保存并关闭工作簿，然后返回到 Lotus Notes 中。

   双向字段      使用上述方法从工作簿属性来更新双向字段；或是从 Lotus Notes 字段来更新工作簿属性。

   操作方法

   1. 在 Lotus Notes 中，打开包含需要更新的字段的文档。
   2. 选择需要更新的字段中的文本。
   3. 在字段括号间键入新的信息。
   4. 若要更新工作簿中的属性，请双击 Notes 文档或表单中嵌入的 Excel 工作簿。