Microsoft Excel 提供了一系列功能，可以很方便地管理和分析数据。若要利用这些功能，请根据以下指导在工作表中输入数据。

数据结构

将相似项置于同一列      在设计数据结构时，应使同一列中的各行具有相似的数据项。

使区域独立      在工作表的数据区域与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，这将有利于 Excel 检测和选择区域。

将关键数据置于区域的顶部或底部      避免将关键数据放到区域的左右两侧，因为这些数据在筛选区域时可能会被隐藏。

显示行和列      在更改区域之前，请确保隐藏的行或列都显示出来。如果区域中的行和列未显示出来，则数据可能会被意外删除。

数据格式

使用带格式的列标签      请在数据区域的第一行中创建列标签。Excel 将使用列标签创建报告并查找和组织数据。对于列标签，请使用与区域中的数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在键入列标签之前，请将单元格设置为文本格式。

使用单元格边框      如果要将标签和其他数据分开，请使用单元格边框（而不是空行或点划线）在标签行下面插入直线。

避免空行和空列      避免在区域中放置空行和空列，以利于 Excel 检测和选择相关数据区域。

不要键入前导空格或尾随空格      单元格开头或结尾的多余空格会影响排序与搜索。可以在单元格内缩进文本，而不是键入空格。

扩展数据格式和公式      当向数据区域结尾添加新的数据行时，Excel 将扩展一致的格式和公式。前面单元格中必须有五分之三使用相同的格式才能进行扩展。前面的公式必须使用相同的公式才能进行扩展。

列表功能

您可将工作表上的连续单元格区域指定为列表。在创建列表时，列表所定义的数据可被列表外的数据独立操作。在创建列表之后，可使用列表功能快速排序、筛选、汇总或发布列表中包含的数据。

也可使用列表功能分组相关数据，方法是使用单个工作表上的多个列表来组织数据。