共享工作簿允许多人同时进行编辑。这对管理更改频繁的列表而言，特别有用。

例如，如果工作组中的成员每人都要处理多个项目并需要知道相互的工作状态，那么工作组就可在共享工作簿中使用列表，每个成员都可在其中输入和更新每个项目的信息。

创建共享工作簿

工作簿的原作者通过输入需要显示的数据并为其设置格式，可将工作簿设置为共享工作簿。将工作簿保存为共享，并放在共享网络上（而不是 Web 服务器上），便可供有兴趣的用户使用。

使用不可用的功能      因为 Microsoft Excel 有一些功能在工作簿共享后只能查看或使用，而不能更改，所以在工作簿共享前应设置好这些功能。

工作簿共享后，以下功能无法更改：合并单元格、条件格式、数据有效性、图表、图片、对象（包括图形对象）、超链接、方案、大纲、分类汇总、数据表格、数据透视表、工作簿和工作表保护以及宏。

设置影响所有用户的设置      在共享工作簿时，可自定义一些共享功能。例如，可决定是将跟踪修订记录的保留时间设置为默认的 30 天，还是更长或更短的一段时间。

使用共享工作簿

打开一个共享工作簿后，与使用常规工作簿一样，可在其中输入和更改数据。但是，还是有少许不同。

查阅其他用户所作更改      每次保存共享工作簿时，该工作簿就会按其他用户在您上次保存之后所做的修订进行更新。如果要打开共享工作簿以监视进程，则可在指定的时间间隔内让 Microsoft Excel 自动更新工作簿，可以保存工作簿也可以不保存。

解决冲突      在向共享工作簿保存更改时，正在编辑该工作簿的其他人员可能已经将自己的更改保存在了同一个单元格中。这种情况下就会产生修订冲突，这时将出现冲突解决对话框以便决定保存哪个人的更改。

保存个人视图与设置      Excel 可保存共享工作簿的自定义视图，其中包括已显示了哪张工作表以及缩放设置。默认情况下，视图包括任何一个筛选和打印设置，或者您也可指定使用初始的筛选和打印设置。每次打开共享工作簿时，Excel 均以个人视图显示工作簿，这样，每位用户都可拥有自己的设置。